No-risk benutting en de nieuwe werkwijze UWV

No-risk benutting en de nieuwe werkwijze UWV

Vanaf 1 januari 2019 heeft UWV  het proces rondom de afhandeling van een verzuimmelding in het kader van een Ziektewet-uitkering gewijzigd. Daar waar werknemer eerst gebeld werd door het UWV, moet de medewerker nu binnen 3 dagen een digitale vragenlijst invullen.

Sociale werkvoorzieningen in ons netwerk voorzien hierin mogelijk problemen, aangezien bepaalde werknemersgroepen geen of weinig digitale vaardigheden hebben. Alvorens verder in te gaan op het nieuwe proces rondom het aanvragen van een Ziektewet-uitkering, wil ik hieronder eerst verder ingaan op bepaalde financiële regelingen voor werkgevers bij het UWV.

Tijdigheid

Wanneer een medewerker verzuimt zijn er nogal wat instanties die hier op een gegeven moment over op de hoogte gebracht willen/moeten worden. Denk hierbij aan  het UWV, de eventuele verzuimverzekeraar, WGA verzekeraar en/of de WGA hiaat verzekeraar. De termijnen waarop de verzuimende medewerker gemeld moet worden verschillen per verzekeraar en polisvoorwaarden. Zo ook bij het UWV. Een verzuimende medewerker hoeft normaliter pas in de 42e verzuimweek aan het UWV gemeld te worden. Echter in bepaalde situaties (zie website van UWV) kan de verzuimmelding eerder aan het UWV gedaan worden zodat het UWV tegemoet komt in de kosten van de loondoorbetaling. Bijvoorbeeld in het geval van zwangerschap, orgaandonatie, een medewerker die valt onder de compensatieregeling en wanneer een werknemer een no-riskpolis heeft.

Om de verzuimmelding tijdig aan het UWV door te kunnen geven, moet de werkgever wel weten dat er één van bovenstaande situaties van toepassing is. In het geval van zwangerschap en orgaandonatie is het vaak wel bekend. Maar van de compensatieregeling en no-riskpolis zijn werkgevers soms niet op de hoogte. Uit onderzoek van het UWV zelf “De no-riskpolis in kaart gebracht”, blijkt dat de mogelijkheid tot compensatie in de loondoorbetaling door werkgevers onderbenut wordt.

De cijfers

Voor Wajongers wordt circa 60% van de verzuimmeldingen gedeclareerd en voor werkenden met een WGA-uitkering 50%. Voor WAO’ers is dit 17% en voor mensen met een <35 WIA afwijzing 14%. Het geschatte totaal aantal werkenden met no-riskpolis in 2016 was 93.600. Aangezien er geen aanwijzingen zijn dat de verzuimfrequentie van werknemers met een arbeidsbeperking sterk zouden afwijken van die van reguliere werknemers, kan er uit worden gegaan van het nationaal gemiddelde:   een verzuimfrequentie van 1 keer per jaar[1]. Hiervan uitgaande zou het aantal verstrekte Ziektewet-uitkeringen no-riskpolis dus gelijk moeten zijn aan het aantal werkenden met no-riskpolis. Dit is echter niet het geval. Het aantal verstrekte Ziektewet-uitkeringen no-riskpolis door het UWV in 2016 was 37.500. Er is dus een gat van 56.100!

Informatie over no-riskpolis verkrijgen is complex

Belangrijkste verklaring voor bovengenoemde gap is dat zowel werkgever als werknemer soms niet weten dat er een no-riskpolis is. Daarnaast dienen werkgevers zich in het kader van de AVG richtlijnen te houden aan de privacywetgeving bij verzuimende medewerkers, zie de Beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Er zijn een aantal manieren waarop werkgever kan achterhalen of er een financiële regeling benut kan worden:

  • Doelgroepregister – Werkgever heeft de mogelijkheid om na te gaan of er een financiële regeling van toepassing is wanneer een medewerker of sollicitant is opgenomen in het Doelgroepregister. Opvragen of een medewerker is opgenomen in het Doelgroepregister kan via het UWV Werkgeversportaal op 2 manieren: met het Burgerservicenummer van de medewerker of het eigen loonheffingsnummer. Via de Advieswijzer Doelgroepregister kan vervolgens gekeken worden welke financiële regelingen er benut kunnen worden. In sommige gevallen wordt de werkgever vervolgens nog doorverwezen naar het regionale of landelijke WerkgeversServicepunt voor advies op maat. Voor de rest van de no-riskpolis varianten (zie website UWV) is werkgever dus aangewezen op informatie vanuit andere bronnen.
  • Verzoek informatie – Werkgever kan middels een machtiging opvragen of er een no-riskpolis of compensatieregeling is. Dit kost €27,- per werknemer. Na ontvangst van het formulier zorgt het UWV er dan voor dat werkgever de gevraagde informatie binnen 4 weken ontvangt.
  • Navragen bij werknemer – Werkgever kan uitvragen of de medewerker een no-riskpolis heeft (echter niet welke) en werknemer is verplicht antwoord hierop te geven wanneer hij/zij minstens 2 maanden in dienst is. Soms weet een werknemer echter niet van zijn eigen no-riskpolis af. Bij een toegekende WIA bijvoorbeeld wordt mondeling, door de arbeidsdeskundige, aan de medewerker doorgegeven dat hij/zij een no-riskpolis heeft vanaf dat moment, maar er wordt geen melding van gemaakt in de toekenningsbeschikking. Voor medewerkers die minder dan 35% arbeidsongeschikt bevonden worden is hierover wel een passage opgenomen in de brief. Echter, deze brief krijgt een werkgever niet wanneer de WIA tijdens een dienstverband bij een andere werkgever opgedaan wordt.

De medewerker heeft de volgende opties:

  • Werknemerstelefoon UWV – Medewerker kan zelf via de Werknemerstelefoon (088 – 898 92 94) kosteloos opvragen of er een no-riskpolis geldt en hiervan een kopie toekenning aanvragen. Hiervoor moet de medewerker zijn BSN bij de hand hebben.
  • Administratie – De medewerker kan in de eigen administratie duiken op zoek naar correspondentie van het UWV.

Van telefonisch naar digitale uitvraag door UWV

Wanneer de werkgever duidelijk heeft dat een Ziektewet aangevraagd kan worden, is de werkgever nog afhankelijk van de medewerker voor het goed afhandelen van de gedane verzuimmelding. De procedure hiervoor is per 1 januari 2019 veranderd door het UWV. Daar waar de werknemer eerst gebeld werd door het UWV, moet de medewerker nu binnen 3 dagen een digitale vragenlijst invullen.

Na de verzuimmelding door de werkgever krijgt de medewerker een ontvangstbevestiging met een link naar een digitale vragenlijst met daarin vragen over zijn verzuimmelding. Om bij de vragenlijst te kunnen komen, heeft de medewerker een persoonlijke code nodig (welke in de ontvangstbevestiging staat) en DigiD met extra beveiliging. Dit houdt in dat de medewerker niet meer in kan loggen met DigiD gebruikersnaam en wachtwoord alleen, maar dat hiervoor een SMS-controle of de DigiD-app nodig is, welke de medewerker zelf aan moet vragen. Komt de medewerker er echter pas achter dat hij deze inlogmethode nog niet aangevraagd heeft, op het moment dat de vragenlijst al klaar staat, dan kan de vragenlijst niet binnen de gestelde termijn van 3 dagen retour gezonden worden. Aangezien de verwerkingstijd (volgens het UWV) voor het aanvragen van DigiD met extra beveiliging 3 werkdagen is.

Op het moment dat dit problemen oplevert, geeft UWV aan dat er contact opgenomen kan worden met de Werknemerstelefoon van het UWV. Er wordt dan gezamenlijk naar een oplossing gezocht waardoor het UWV alsnog de benodigde gegevens verkrijgt. Indien een medewerker niet belt en de vragenlijst niet invult, wordt er een rappel naar werknemer verzonden. Werkgever wordt hierbij niet aangehaakt door het UWV (dit was voorheen niet anders). Dit kan tot gevolg hebben dat de aanvraag verder niet in behandeling genomen wordt.

En nu?

Bovenstaande maakt duidelijk dat er op dit moment geen transparant systeem is, aan de hand waarvan alle betrokken partijen inzicht hebben in welke financiële regelingen er toegepast kunnen worden. Wel is hopelijk inzichtelijk geworden welke opties werkgevers en werknemers hebben om te weten te komen of er een no-riskpolis van toepassing is of niet.

Aangezien de no-riskpolis aan de individuele medewerker verbonden is, is het ook begrijpelijk dat de verantwoordelijkheid voor het verschaffen van duidelijkheid omtrent een eventuele no-rikpolis bij de werknemer ligt. Het verstevigen van de zelfregie van werknemers kan werkgever helpen om tijdig de juiste stappen te nemen. Dit brengt verschillende mogelijkheden voor ondersteuning door HR/P&O met zich mee:

  • Leidinggevenden en werknemers bewust maken van no-risk varianten en (financiële) voordelen hiervan.
  • Wanneer er na indiensttreding uitgevraagd wordt of de medewerker een no-riskpolis heeft, wordt er vaak de keuze gegeven tussen “Ja” of “Nee”. Door hier een derde keuzemogelijkheid aan toe te voegen, zoals “ik weet het niet zeker” ontstaat de mogelijkheid voor P&O om de medewerker te helpen om dit helder te krijgen. In geval van twijfel wordt namelijk vaak de optie “Nee” aangevinkt.
  • Wijzen op nieuwe inlogmethode DigiD en tijdig aanvragen hiervan.
  • Monitoren of de Ziektewet aanvraag in behandeling wordt genomen door UWV.
  • Zelfregie van medewerker vergroten door de Medewerkerscoach in te zetten.

 

Cleo Schreuder

Verzuimspecialist

[1] Volgens de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden van CBS en TNO (een enquête onder werknemers)