Je verzuimsysteem deugt niet? Klopt het proces dan wel?

Je verzuimsysteem deugt niet? Klopt het proces dan wel?

Tijdens het eerste deel van deze blog over verzuimsystemen heb ik het gehad over het belang van heldere verzuimdefinities als randvoorwaarde voor het inrichten van je verzuimmanagementsysteem. Zodra  je duidelijkheid hebt over welke data je uit het verzuimsysteem wilt halen, is het tijd om aan de slag te gaan met kiezen van een passend verzuimsysteem. Hier dient nagedacht te worden over het arbodienstverleningsmodel dat binnen de organisatie gehanteerd wordt en vanuit daar kan de functionaliteit van het systeem bepaald worden. Voor sommigen klinkt het logisch maar soms wordt “vergeten” dat het systeem ondersteunend dient te zijn aan het verzuimproces. Niet andersom.

Onlangs heb ik een discussie gevoerd met een ontwikkelaar van een verzuimsysteem die gekozen heeft om de registratie van het uitvoeren van aangepast/vervangend werk (wel of niet en hoe lang) niet in het verzuimsysteem te bouwen. Dat was, volgens hem, een planningsissue. Is dat zo? Dat is afhankelijk van hoe de verzuimbegeleiding is ingericht en hoe de rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn belegd. Breng dit goed in kaart en bepaal hoe de workflows binnen je organisatie lopen. Dit klinkt misschien overbodig,  maar betrek de lijn hierbij! Zij moeten hiermee kunnen werken.

Eisen van een verzuimsysteem

Zodra de processen duidelijk zijn kan het programma van eisen opgesteld worden. Naast de technische aspecten (hoe interessant dit onderwerp ook is, sla ik het voor nu even over), dient er gekeken te worden naar de functionele aspecten. Wat moeten we verwachten van het systeem zodat deze zowel adequaat verzuimmanagement en dossieropbouw ondersteunt als het gewenste gedrag binnen de visie van de organisatie bevordert? Welk gedrag willen we als organisatie zien bij bepaalde doelgroepen en welke functionaliteit ondersteunt de intentie om het gewenste gedrag te vertonen? Is het bijvoorbeeld wenselijk dat medewerkers meer verantwoordelijkheid nemen over eigen inzetbaarheid? Dan kan er gekozen worden voor de mogelijkheid dat ook de medewerker in het dossier documenten kan wijzigen of aanmaken.

Je zult zien dat er een aantal dilemma’s opgelost moeten worden. Is het bijvoorbeeld wenselijk binnen het eigen regie model dat het systeem automatische herinneringen stuurt met betrekking tot de stappen binnen Wet verbetering poortwachter? Of is het juist wenselijk dat leidinggevenden volledig in regie zijn en deze stappen zelf monitoren?

Bij het opstellen van het programma van eisen is het tevens van belang om een goed beeld te hebben van welke stuurinformatie je er uit willen krijgen en (zoals aangegeven in mijn eerdere blog) deze adequaat te definiëren. En hier komen we bij de laatste, maar in mijn ogen het belangrijkste onderdeel: een overzichtelijk dashboard. Om een goed werkend dashboard te hebben is de  juiste koppelingen met andere operationele systemen binnen de organisatie nodig. Denk goed na over  wat je wilt zien op het dashboard. Welke gegevens moet je daarvoor verzamelen en met welke andere systemen moeten koppelingen gemaakt worden?

Hierna zijn er nog maar twee stappen te zetten; het analyseren van de verzuimcijfers en regelmatig (her)evalueren of het verzuimsysteem nog steeds het proces en het gewenste  gedrag binnen de organisatie ondersteunt. Zo ja, dan kan er vrolijk doorgewerkt worden. Zo niet, dan mogen we opnieuw gaan nadenken over de beste oplossingen. En hoe leuk is dat!?

Alina Pielczyk
Consultant