Je verzuimsysteem deugt niet? Definieer je verzuimcijfers!

Je verzuimsysteem deugt niet? Definieer je verzuimcijfers!

In mijn vorige blogs over het leukste onderwerp binnen het verzuimmanagement, namelijk het analyseren van verzuimcijfers, heb ik me even laten verleiden om kort iets over de verzuimsystemen en het verzamelen van data te zeggen. Voordat ik het over het inrichten van het verzuimsysteem ga hebben, wil ik eerst even kort stilstaan bij een (in mijn ogen) zeer belangrijke eerste stap, namelijk het beantwoorden van de vraag: welke data willen we eigenlijk uit het systeem kunnen halen? Om juiste analyses te kunnen maken en conclusies eraan te verbinden moeten we weten of we de juiste gegevens hebben en of er wordt gemeten wat de organisatie gemeten wilt hebben.

In de praktijk kom ik vaak gegevens tegen die op een onjuiste manier worden verwerkt of waarbij  onderliggende definities niet helemaal kloppen. Voorbeeld hiervan is  het berekenen van de meldingsfrequentie op basis van aantal fte in plaats van het aantal medewerkers (Ja, dat gebeurt!). Daarnaast zie ik vaker dan wenselijk dat het percentage nulverzuim uitgerekend wordt op basis van medewerkers die in een bepaalde periode (vaak afgelopen 12 maanden) geen verzuimmelding hebben geplaatst. Het percentage nulverzuim is echter echt iets anders dan het percentage medewerkers die geen melding hebben geplaatst. Want je kunt je goed voorstellen dat er wel medewerkers zijn die binnen een bepaalde periode hebben verzuimd, maar de melding hier buiten valt. Zo worden bijvoorbeeld medewerkers die in het tweede verzuimjaar zitten, op het moment van het aanmaken van de rapportage, wel meegenomen in het percentage van medewerkers die geen meldingen hebben geplaatst. Ik heb hier uiteraard geen bezwaren tegen, dat kan een bewuste keuze zijn van de organisatie. In dit geval kan er echter geen sprake zijn van ‘percentage nul verzuim’.

Niet alleen de definities van de meldingsfrequentie en percentage nulverzuim kunnen zorgen voor slapeloze nachten bij functionarissen die verantwoordelijk zij voor het genereren en aanleveren van verzuimrapportages. Ook het registreren van het verzuimpercentage of gemiddelde duur van verzuim is niet altijd even eenvoudig. De vraag die de organisatie zich zou moeten gaan stellen is: past de huidige manier binnen onze processen? Wordt het verzuimpercentage op basis van uren of dagen uitgerekend? Is het bijvoorbeeld handig om bij een uitzendbureau met verzuimdagen te werken in plaats van verzuimuren? En hoe wordt de gemiddelde verzuimduur berekend, op basis van werkdagen of kalenderdagen? Hoe wordt hiermee omgegaan binnen organisaties die volgens 24/7 roosters werken en organisaties die uitsluitend van maandag tot vrijdag binnen de kantoor tijden opereren?

Goed geformuleerde, eenduidige definities geven niet alleen duidelijkheid over je  sturingsinformatie en  bevorderen organisatieprocessen, maar voorkomen  onnodige discussie over hoe kloppend de verzuimcijfers zijn of niet… Volgens mij is dat één van de grootste frustraties voor sommige HR functionarissen.

Op het moment dat een organisatie overweegt om een nieuwe/ander verzuimsysteem aan te schaffen, is dit het perfecte moment om over de definities van het verzuimsysteem na te denken. Bij het aanpassen van huidige verzuimproces is het van belang om de bestaande definities en organisatieprocessen te evalueren. Want zoals ik in mijn vorige blog heb aangegeven, bijna alle systemen bieden enige vorm van flexibiliteit. Het doorvoeren van aanpassingen kan bij sommige leveranciers meer doorzettingsvermogen vereisen dan bij anderen, maar houden we niet allemaal van uitdagingen?

Nu de definities van de verzuimcijfers helder zijn en zijn aangepast op de organisatieprocessen zal ik in mijn volgende blog over verzuimsystemen uitgebreider stilstaan bij zaken die van belang zijn bij het uitkiezen van een nieuw verzuimsysteem. Ook geef ik je stof waar je over kan  nadenken bij het efficiënter inrichten van je huidige verzuimvolgsysteem.

 

Alina Pielczyk
Consultant